Pensionsmyndigheten behandlar många personuppgifter i vårt uppdrag att administrera och betala ut den allmänna pensionen. Här får du veta mer om hur och varför Pensionsmyndigheten behandlar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har.
Pensionsmyndigheten är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling vi utför i vår verksamhet.
Personuppgifter är all information som kan kopplas till en fysisk person, till exempel namn, personnummer, adress eller bild. Även annan information som rör en viss person som går att koppla till den individen, till exempel genom att den hanteras i ett ärende hos oss, är personuppgifter. Sådana uppgifter kan till exempel vara vad du har för inkomst eller vad du får i pension.
Behandling av personuppgifter innefattar i princip allt man gör med uppgifterna, till exempel att samla in, registrera, spara, ändra, använda eller läsa uppgifterna.
Regler som gäller för behandling av personuppgifter
Dataskyddsförordningen (GDPR) innehåller grundläggande regler för hur personuppgifter får behandlas. Syftet med reglerna är att säkerställa fysiska personers rätt till skydd av personuppgifter. Utöver dataskyddsförordningen finns flera lagar och förordningar som bestämmer hur personuppgifter får behandlas.
Pensionsmyndigheten har i uppdrag att administrera och betala ut den allmänna pensionen. För att pensionssystemet ska fungera krävs det att vi behandlar personuppgifter. Pensionsmyndigheten är också utsedd av regeringen att vara ansvarig för den officiella statistiken inom statistikområdet stöd vid ålderdom.
Uppdragen tillgodoser allmänna intressen och myndigheten behandlar de personuppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna utföra dessa uppdrag.
Särskilda regler om Pensionsmyndighetens behandling av personuppgifter finns bland annat i 114 kap. socialförsäkringsbalken (2010:110), förordningen (2003:766) om behandling av personuppgifter inom socialförsäkringens administration och lagen (2001:99) om den officiella statistiken.
Dina uppgifter behöver behandlas i flera olika situationer
Pensionsmyndigheten behöver behandla dina uppgifter i flera olika situationer. Vilka uppgifter vi behöver behandla beror bland annat på i vilket skede du är i ditt liv.
När du tjänar in till din pension
För att se till att var och en får rätt pension måste Pensionsmyndigheten behandla personuppgifter för att på ett säkert sätt identifiera enskilda personer. Vi behöver därför bland annat behandla pensionssparares och pensionärers namn och personnummer.
Varje år som du arbetar, är föräldraledig, studerar eller har sjuk- eller aktivitetsersättning sparar du in till din allmänna pension.
Pensionsmyndigheten behöver behandla vissa personuppgifter, till exempel din inkomst eller om du arbetar deltid, för att säkerställa att du får rätt pension i framtiden.
Du behöver inte själv rapportera in uppgifter om din inkomst eftersom Pensionsmyndigheten får uppgifterna direkt från Skatteverket.
Om du är bosatt utomlands behöver Pensionsmyndigheten registrera det eftersom det kan påverka din pension. Pensionsmyndigheten får uppgifter om adress och andra personuppgifter från Försäkringskassans adressregister.
Varje år avsätts 2,5 procent av din lön och andra skattepliktiga ersättningar till premiepensionen, det vill säga den del av den allmänna pensionen som du själv kan påverka. Pensionsmyndigheten behandlar uppgifter om vilka fonder du har valt och hur du handlar med fonderna. Pensionsmyndigheten behöver även registrera uppgifter om värdeutvecklingen för din premiepension för att din pension ska bli rätt beräknad.
När du tar ut din allmänna pension
När du ska börja ta ut din pension behöver Pensionsmyndigheten behandla uppgifter om dig för att kunna hantera ärenden om sådana pensionsförmåner som vi har i uppdrag att sköta enligt lag, förordning eller särskilt beslut av regeringen. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och kontaktuppgifter till dig. Om du är gift eller ogift påverkar beräkningen av din allmänna pension. Du behöver därför informera oss om ditt aktuella civilstånd när du ska börja ta ut din pension.
För att du ska få ut din pension på det sätt du själv önskar behöver vi behandla uppgifter om hur stor del av pensionen du vill ta ut, till exempel som helt eller halvt månadsbelopp, och från vilken tidpunkt du ska börja ta ut pensionen.
När pensionen börjar betalas ut kommer vi fortlöpande behandla uppgifter om vilka utbetalningar du får och till vilket kontonummer du vill ha din pension.
När du ansöker om bostadstillägg eller äldreförsörjningsstöd
När du ansöker om bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd behöver Pensionsmyndigheten behandla uppgifter om dig för att kunna hantera ditt ärende. Vi behöver behandla ditt namn, personnummer och kontaktuppgifter till dig. Om du har en anhörig eller ett ombud som hjälper dig med ansökan behöver vi även behandla personuppgifter om denna person.
Vi behöver även behandla sådana uppgifter som enligt regler i socialförsäkringsbalken påverkar beräkningen av bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd, såsom civilstånd, inkomstuppgifter och bostadsuppgifter. Du behöver därför informera oss om dessa uppgifter i din ansökan. Om du inte lämnar de uppgifter som vi begär kan din ansökan komma att avvisas eller avslås. Om du har bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd och uppgifterna ändras behöver du informera oss om det.
När bostadstillägg och äldreförsörjningsstöd betalas ut kommer vi fortlöpande behandla uppgifter om dessa utbetalningar och till vilket kontonummer du vill ha dina utbetalningar.
När du kontaktar Pensionsmyndigheten och när vi ger dig information
När du kontaktar Pensionsmyndigheten, till exempel genom telefon eller e-post, behandlar vi de uppgifter du lämnar för att kunna ge dig den hjälp du efterfrågar.
När du lämnar information som har betydelse för handläggningen av ett ärende är Pensionsmyndigheten enligt lag skyldiga att registrera uppgiften.
När Pensionsmyndigheten informerar om pensionen genom att anordna informationsträffar och kampanjer eller publicera information på vår webbplats eller broschyrer behöver vi behandla personuppgifter. Vi behöver till exempel behandla uppgifter om dig när du vill delta i någon av våra informationsträffar, till exempel ditt namn och dina kontaktuppgifter.
När du söker arbete eller arbetar på Pensionsmyndigheten
När du söker arbete på Pensionsmyndigheten behandlar vi dina personuppgifter för att hantera din ansökan, till exempel namn, personnummer, kontaktuppgifter samt ditt cv och ditt personliga brev.
Om du går vidare i rekryteringsprocessen kan vi även behandla anteckningar från intervjuer, uppgifter som dina referenser har lämnat eller, i vissa fall, resultat från tester du har gjort.
När Pensionsmyndigheten behandlar dina personuppgifter vid en intresseanmälan eller jobbansökan stödjer vi oss på den rättsliga grunden allmänt intresse. När vi fattar beslut om anställning behandlar vi personuppgifter med stöd av grunden myndighetsutövning.
Personuppgifter från en rekryteringsprocessen behandlas av de som arbetar med den aktuella rekryteringen. Det är till exempel Pensionsmyndighetens personalspecialister, rekryterande chef och fackliga företrädare. Ibland anlitar vi rekryteringsföretag eller leverantörer för personlighetstester. Dessa aktörer hanterar personuppgifter för Pensionsmyndighetens räkning och betraktas då som personuppgiftsbiträden.
Personuppgifter i ett rekryteringsärende ingår ofta i allmänna handlingar. Det innebär att Pensionsmyndigheten enligt offentlighetsprincipen kan vara skyldig att lämna ut uppgifter. Det gäller dock inte om uppgiften omfattas av sekretess. Tänk därför på att om möjligt undvika att ta med alltför känsliga uppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa.
De personuppgifter som registrerats kommer att raderas två år efter att rekryteringsprocessen för den sökta tjänsten avslutats. Uppgifter rörande intresseanmälningar raderas 6 månader efter inkommet datum.
Vid planering och uppföljning av Pensionsmyndighetens verksamhet
För att Pensionsmyndigheten ska kunna utvecklas och förbättras behöver vi bland annat behandla personuppgifter för att följa upp, utvärdera och föra statistik över vår verksamhet. Vi behöver också behandla personuppgifter för att testa våra system.
Pensionsmyndigheten ansvarar för den officiella statistiken inom statistikområdet stöd vid ålderdom. Vi behandlar personuppgifter i den mån det är nödvändigt för att framställa sådan statistik. Det är de uppgifter som myndigheten använder i vårt uppdrag att administrera och betala ut pension som används vid statistikframställning.
Prenumeration pressmeddelanden
När du anmäler dig för att prenumerera på våra pressmeddelanden lagrar vi din e-postadress hos Cision. Du kommer att få ett mejl från Cision där du behöver bekräfta din e-postadress för att aktivera din prenumeration. Pensionsmyndigheten kommer inte använda din e-postadress i annat syfte än att skicka dig pressmeddelanden. I de utskick du får av oss kan du alltid avsluta din prenumerationen när du vill.
De medarbetare som behöver behandla dina personuppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter kommer ta del av uppgifterna i den omfattning som är nödvändig.
Som statlig myndighet omfattas Pensionsmyndigheten av offentlighetsprincipen. Det innebär att Pensionsmyndigheten är skyldig att lämna ut personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar i vissa fall.
Pensionsmyndigheten är också skyldig att lämna ut uppgifter i andra situationer än de som följer av offentlighetsprincipen, till exempel till andra myndigheter i vissa fall. Det är lagar och andra regler som fastställer sådana skyldigheter.
Pensionsmyndigheten samarbetar också med ett antal olika aktörer för att mer effektivt kunna utföra vårt uppdrag, till exempel genom att använda externa leverantörer av it-tjänster. När vi lämnar ut personuppgifter för att exempelvis en it-leverantör ska behandla uppgifterna för vår räkning skriver vi alltid ett så kallad personuppgiftsbiträdesavtal.
Vi behöver också lämna ut personuppgifter till vissa andra mottagare för att kunna fullgöra våra uppdrag, till exempel för att förmedla betalning av pensionsmedel via en bank eller leverera post.
Så här länge sparas dina personuppgifter
Pensionsmyndighetens uppdrag att administrera och betala ut pension pågår så länge du är i livet. Pensionsmyndigheten behöver därför spara många uppgifter under en mycket lång tid.
De personuppgifter Pensionsmyndigheten behandlar ingår ofta i allmänna handlingar. Utgångspunkten är myndigheter ska bevara allmänna handlingar men det finns vissa möjligheter för myndigheter att gallra, det vill säga radera, allmänna handlingar. Pensionsmyndigheten ska normalt radera uppgifter om pensionärer och pensionssparare när de inte längre är nödvändiga för vårt uppdrag.
Pensionsmyndigheten följer bestämmelser om bevarande och gallring. När personuppgiften inte ingår i en allmän handling är utgångspunkten att vi inte sparar uppgifterna längre än vad som är nödvändigt. Hur länge uppgifterna ska bevaras avgörs därför från fall till fall.
Dina rättigheter kring personuppgifter
Du har alltid rätt att få veta hur dina personuppgifter behandlas och kan i vissa fall även påverka behandlingen.
När Pensionsmyndigheten behandlar dina personuppgifter kan du:
Begära tillgång till dina personuppgifter Du har rätt att få veta vilka personuppgifter Pensionsmyndigheten behandlar om dig och få ett utdrag över uppgifterna med ytterligare information om behandlingen, (ett så kallad registerutdrag).
Begära rättelse Du kan begära att få felaktiga uppgifter rättade. I vissa fall måste Pensionsmyndigheten även behålla den tidigare uppgiften eftersom vi inte får ändra i allmänna handlingar.
Begära begränsning, radering eller invända mot behandlingen Du har en möjlighet att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller begära att få dina uppgifter borttagna.
När Pensionsmyndigheten behöver behandla personuppgifterna för att fullgöra vårt uppdrag har vi däremot ingen möjlighet att radera uppgifterna.
Om du vill nyttja någon av dina rättigheter
Om du vill nyttja någon av dina rättigheter, kontaktar du Pensionsmyndigheten via blanketten nedan.
Blanketten kan skickas med post.
Du kan också välja att scanna in blanketten och skicka den i ett e-postmeddelande till oss. Skicka via e-post
Tänk på att inte skicka uppgifter av känslig karaktär i e-post. När du begär att få tillgång till dina uppgifter (registerutdrag), eller vill utöva någon av dina andra rättigheter kommer Pensionsmyndigheten att hantera din begäran i ett särskilt ärende. Det är viktigt att du tydligt anger vilka uppgifter du vill få tillgång till exempel uppgifter om fondbyten, journalanteckningar eller uppgifter om intjänande. Du kan också välja att få ett fullständigt registerutdrag.
Registerutdraget skickas till din folkbokföringsadress.
Tänk på att du alltid har möjlighet att logga in på Mina sidor för att få information om din pension.
Uppgifter finns och behandlas hos Försäkringskassan
En stor del av den behandling av personuppgifter som Pensionsmyndigheten utför sker med hjälp av it-system som finns hos Försäkringskassan.
Pensionsmyndigheten kan hjälpa dig att få del av de personuppgifter som Försäkringskassan behandlar. Du kan också vända dig direkt till Försäkringskassan och begära dessa uppgifter.
Rätten till dataportabilitet, som avser att en enskild har rätt att i vissa fall flytta personuppgifter som lämnats, kommer inte att kunna begäras hos Pensionsmyndigheten i någon större utsträckning. För att den rättigheten ska få nyttjas krävs att uppgifterna behandlas med samtycke eller på grund av ett avtal.
Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina uppgifter
Om du anser att Pensionsmyndigheten behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt vill vi gärna att du kontaktar oss så vi kan hjälpa dig och svara på dina frågor.
Om Pensionsmyndigheten avslår en begäran om en rättighet kan du också överklaga myndighetens beslut till en allmän förvaltningsdomstol.
Kontakta gärna oss kring hur dina uppgifter behandlas
Du kan alltid kontakta Pensionsmyndigheten om du vill utöva någon av dina rättigheter eller om du vill få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Ange gärna att det handlar om "dataskydd".
Du har också alltid möjlighet att logga in på Mina sidor för att få information om din pension. På Mina sidor kan du bland annat se hur mycket du tjänat in till pension, få information om dina premiepensionsfonder, göra en pensionsprognos och se vad som händer i ditt ärende.
