Men det här med att sätta ihop innehållet i orange kuvert är faktiskt inte så lätt som man kan tro. Det ligger lång tid av planering bakom ett så stort utskick. Vi skickar sammanlagt ut ungefär 7,1 miljoner årsbesked där du bland annat kan se hur mycket du hittills har tjänat in till din allmänna pension. På vår webb kan du se vilken information du får på de olika sidorna i kuvertet. I stort sett alla på Pensionsmyndigheten är på det ena eller andra sättet inblandade i framtagandet av orange kuvert. Men det finns ett ”orange kuvert-team” som är den kärngrupp på sju personer som arbetar med och deltar i hela processen för produktionen av orange kuvert.
Underlag till årsbeskedet ska tas fram, allt ska kollas, kollas igen och sedan kollas en gång till. Varje enskild individ måste få exakt de siffror och den information som gäller för just den personen. Det orange kuvert som du får hem i brevlådan ser ut på ett visst sätt, men det finns uppemot hundra varianter på textkombinationer. Det ska dessutom tas fram personliga koder som finns med i kuvertet, det ska även gå ut mail till alla cirka 48 000 personer som inte vill ha pappersutskicket.
Kuvertet och årsbeskedet ska provtryckas och texten ska läsas så att den är begriplig. Det behövs såklart också en tryckerileverantör som sammanställer all information och trycker kuvert, olika informationsblad till olika målgrupper samt själva årsbeskedet. En plan görs för postinlämning och man beräknar när kuvertet bör landa hos dig som mottagare.
Arbetet med texter och innehåll pågår hela året. Förbättringsförslag kan komma från Pensionsmyndighetens kundservice utifrån samtal med kunder. Det kan också vara lagar som ändras eller förslag från styrelsen eller medarbetare på Pensionsmyndigheten. En viktig del är att vi gör flera uppföljningar med olika målgrupper och vi testar alltid nytt innehåll innan det införs.
Under oktober och november testar vi kommande orange kuvert genom fokusgrupper. Då diskuterar deltagarna både årsbesked och olika informationsblad, där det till exempel finns extra information om hur man når oss och hur man kan logga in och göra en prognos för hela pensionen.
Pensionsmyndigheten följer varje år upp hur det orange kuvertet har uppfattats av de som fått det. Ett undersökningsbolag genomför telefonintervjuer med ett stort antal personer ett par veckor efter att de fått kuvertet. Svaren sammanställs i en rapport och utifrån resultatet arbetar vi vidare med förbättringar.
Den senaste undersökningen visar att:
- mer än varannan av de tillfrågade vet att Pensionsmyndigheten är avsändare av det orange kuvertet.
- av de som Pensionsmyndigheten har skickat ett orange kuvert till vet 89 procent att de fått det, 72 procent har öppnat det och 66 procent läste något av innehållet.
- andelen som tror orange kuvertet innehåller information även om tjänstepensionen är, precis som vi sett i de tidigare mätningarna, fortfarande ganska stor, 17 procent.
- tre av fyra bland de som läst eller tittat på något av innehållet i det orange kuvertet upplever att innehållet, totalt sett, är mycket eller ganska lätt att förstå.
- andelen som upplever att det är svårt eller mycket svårt att förstå innehållet har sjunkit från 9 procent i mätningarna 2014 och 2012 till 6 procent 2015. Allt fler tycker alltså att det är lättare att förstå innehållet medan färre tycker att det är svårt.
- 27 procent saknar någon information i det orange kuvertet och det handlar i de flesta fall fortfarande om att man efterfrågar en totalbild över hela sin pension. För att få en total bild över alla delar i din pension kan du logga in på vår webb.
Fler och fler tycker att innehållet i orange kuvertet är lätt att förstå. Svaren gäller dem som öppnat och läst/tittat på innehållet i kuvertet.
